Sistemas de Información

1. Conceptos generales

Sistema: conjunto de cosas ordenadas relacionadas entre si que contribuyen a un determinado objetivo.

Un sistema tiene varios elementos:

• Los componentes del sistema.
• La estructura que viene determinada por las relaciones entre los componentes.
• El objetivo u objetivos del sistema.
• Entorno, límites y entradas y salidas.

Entorno del sistema: aquello que lo rodea y dentro del cual está ubicado.



Los límites son la frontera entre lo que es sistema y lo que constituye el entorno.
Las entradas y salidas del sistema son las relaciones con el exterior, representado por el entorno. Los sistemas que se relacionan con el exterior se denominan sistemas abiertos.

2. Información y datos

Conceptos

Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. Los datos pueden ser series de números o caracteres, que por si mismos no constituyen información.

La información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos.
Por procesar entendemos la actividad de situar los datos en un contexto determinado o completar su significado si es incompleto.

Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información.

Cantidad y calidad de la información

Es más importante la calidad que la cantidad de la información. Cuando existe la posibilidad de enviar no dos, sino una cantidad n de diferentes mensajes equiprobables, cada uno por lo tanto con un a probabilidad p = 1 / n, la cantidad de la información I medida en bits que se comunica cuando se envía uno de los n mensajes es:



Las propiedades que indican la calidad de la información son:

• Relevante para el problema considerado.
• Precisa, es decir, exacta con la realidad y actualizada.
• Completa. Lo ideal es disponer de toda la información relevante, pero esto nunca ocurre, por lo tanto debemos de tener al menos la información sobre los elementos clave.
• Se comunica a la persona adecuada.
• A tiempo para que pueda ser útil.
• Nivel de detalle adecuado.
• Comprensible para el receptor.

Enfoque sistemático u holístico para el estudio de sistemas:



3. Sistema de Información

Un sistema de información es un conjunto integrado de personas, procedimientos, información y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información.

Componentes de un Sistema de Información

• Los procedimientos de las prácticas habituales que se siguen al ejecutar toda clase de actividades para el buen funcionamiento de la empresa.
• La información, que es el elemento fundamental.
• Las personas o usuarios que introducen, manejan o usan la información para realizar sus actividades.
• El equipo de soporte para la entrada, el procesamiento, el almacenamiento y la comunicación de información.

Estructura de un Sistema de Información



Operaciones y transacciones

Incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc. cuyas características son:

- Hay un gran volumen de transacciones.
- Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.

Nivel operativo

Se trabaja con información del procesamiento de las actividades diarias o transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas. Las características de esta información son:

- Es repetitiva, informes periódicos.
- Con datos originados internamente.
- Gran volumen de datos.
- Los datos cuentan con un formato bien estructurado.
- Los datos son detallados y precisos.

Nivel táctico

Se ocupa de la asignación efectiva de los recursos a mediano plazo para mejorar el rendimiento de la empresa.

Se basa en análisis de informes:

- Resúmenes con medidas estadísticas.
- De excepciones, por ejemplo centros con pérdidas.
- Específicos, que no se han pedido antes y que los directivos necesitan con rapidez para resolver un problema concreto.

Nivel estratégico

Trabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas necesarias que debe seguir la empres en el futuro. se trabaja con información del tipo:

- La información debe aparecer en formato muy resumido.
- la información se encuentra en formatos muy variables y procedentes de las fuentes externas más inesperadas.
- Las decisiones están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.

4. Sistemas de información automatizados

Un sistema de información no necesita para existir estar obligatoriamente basado en el uso de computadores. El sistema de información existe siempre, esté mecanizado o no.

Cuando para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información se utilizan computadores, hablamos de sistemas de información automatizados.

Partes de los Sistemas de información automatizados

Sistema de procesamiento de transacciones: parte del sistema de información dedicado al tratamiento de las operaciones rutinarias, diarias o transacciones.

MIS (Management Information System o Sistema de Información de Gestión): parte del sistema de información que se dedica únicamente a los niveles operativo, táctico y estratégico.

DSS (Decision Support System o Sistemas de Apoyo a las Decisiones): se reserva a este concepto la parte del sistema de información que da soporte a las decisiones poco estructuradas y en las que de antemano no están claros los factores a considerar, mientras que el MIS trata los procesos de ayuda a la toma de decisiones bien definidas y en los que se conoce, a priori, qué información es necesaria.

EIS (Executive Information System o Sistemas de información ejecutiva): concepto análogo al DSS, pero dedicado a personal de alto nivel.

5. Sistemas de información básicos en las organizaciones

• Sistemas de recursos humanos.
• Sistema de gestión comercial y de marketing.
• Sistema de gestión contable y financiera.
• Sistema de control de existencias (almacén) y producción.

Estamos hablando de áreas de información comunes para todas las empresas. Cada empresa establece un número distinto de sistemas de información, pero englobado en las categorías de arriba.

Por ejemplo, en empresas, sólo se tiene un sistema que engloba los apartados anteriores.

Sistemas de recursos humanos

- Gestión de la información relacionada con la plantilla (personal).
- Información personal.
- Información académica.
- Información laboral.
- Nómina.
- Control horario o control de presencia.

Sistema de gestión comercial y de marketing

- Gestión de ventas.
- Tratamiento de pedidos.
- Facturación.
- Marketing.
- Investigación de mercados.
- Campañas.

Sistema de gestión contable y financiera

- Gestión contable.
- Contabilidad de gestión.
- Contabilidad analítica
- Gestión analítica.